Fixpreis vs. Kostenvoranschlag: Was lohnt sich für mich und mein Projekt?

Ihre Entscheidung ist getroffen: Ein externes Entwicklerteam muss her. Nach kurzer Recherche konnten Sie einen idealen Partner finden. Idee und grobe Planung sind bald kommuniziert und beide Seiten sind motiviert in ein neues Projekt zu starten. Doch eine Frage bleibt: Kostenvoranschlag oder doch ein Fixpreismodell?

Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile und passen zu unterschiedlichen Projektanforderungen. In diesem Beitrag werden wir beide Ansätze genauer betrachten und ihre Relevanz für den Projektablauf in der (Hardware-) Entwicklung herausarbeiten. So können Sie am Ende entscheiden, welches Modell sich für Ihr Projekt lohnt.

Nach Aufwand mit Kostenvoranschlag

Bei einer Bezahlung nach Aufwand, legt der externe Entwicklungspartner in der Regel seine aufgewendeten Stunden offen, inklusive Auflistungen der Inhalte woran gearbeitet wurde. Solange innerhalb eines vereinbarten Budgets gearbeitet wurde, ist die Rechnungstellung unstrittig.

Ein Kostenvoranschlag wird trotzdem häufig erstellt und stellt eine mehr oder weniger detaillierte Aufstellung der voraussichtlichen Kosten für ein Projekt, basierend auf den Anforderungen, dar. Hierbei handelt es sich oft um eine Schätzung, die flexibel während der Projektlaufzeit zwischen dem externen Entwicklungspartner und dem Auftraggeber angepasst werden kann.

Diese Flexibilität zahlt sich vor allem aus, wenn sich während der Hardwareentwicklung unvorhergesehene Änderungen oder Herausforderungen ergeben. Dies bietet die Option, individuell auf neue Anforderungen zu reagieren. Gleichzeitig ermöglicht er eine umfassende Übersicht über die voraussichtlichen Kosten und kann helfen, potenzielle Kostentreiber frühzeitig zu identifizieren.

Da es sich jedoch nur um eine Schätzung handelt, können die tatsächlichen Kosten am Ende höher ausfallen als zunächst gedacht. Grund dafür können beispielsweise technische Probleme oder wie oben beschrieben Änderungen im Projekt sein. Diese erfordern immer wieder neue Abstimmungen, was den Projektfortschritt verlangsamen kann.

Das Fixpreismodell

Das Fixpreismodell ist eine feste Preisvereinbarung zwischen Auftraggeber und Dienstleister, bei der der gesamte Projektumfang zu einem definierten Festpreis umgesetzt wird. Vorteil dieses Modells ist, dass der Preis unabhängig von unvorhergesehenen Ereignissen oder zusätzlichen Arbeitsaufwänden gleich bleibt.

Damit gibt es am Ende des Projektes auch keine Überraschungen für Ihr Budget. Dieses kann im Voraus besser geplant werden und bleibt innerhalb des gemeinsam festgelegten Rahmens. Das bietet sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer von Anfang an klare finanzielle Rahmenbedingungen, was Planung und Umsetzung erleichtert.

Da der Preis fix ist, gibt es jedoch wenig Spielraum für zusätzliche Anforderungen oder Änderungen während des Projekts. Änderungswünsche können zu erheblichen Zusatzkosten führen und der Dienstleister trägt das Risiko, falls unerwartete Herausforderungen auftreten. Dies kann dazu führen, dass der Auftragnehmer konservativer kalkuliert und von vornherein zur Sicherheit höhere Preise veranschlagt. Änderungen durch den Auftraggeber, die zu einem Mehraufwand führen, führen automatisch zu einer erneuten Abstimmung, was auch den Projektfortschritt verlangsamen kann.

Was lohnt sich in welcher Projektphase?

Um zu verstehen, welches Modell für Ihr Projekt besser geeignet ist, sollten wir die typischen Projektphasen und deren möglichen Herausforderungen betrachten:

• Anforderungsanalyse:
  In dieser Phase werden die genauen Anforderungen an das Hardwareprojekt definiert. Bei einem Fixpreismodell muss bereits in dieser Phase sehr detailliert geplant werden, da nachträgliche Änderungen teuer werden könnten. Gerade wenn solche Änderungen wahrscheinlicher sind kann sich also ein flexibleres Modell lohnen.
  
  
• Prototypenentwicklung:
  Hier entstehen die ersten Entwürfe und Prototypen. Bei einer Abrechnung nach Aufwand können etwaige Anpassungen und Iterationen flexibler gehandhabt werden. Beim Fixpreismodell sollten möglichst alle Anpassungen vorab einkalkuliert und detailliert besprochen werden.
  
  
• Test und Validierung:
  In der Testphase werden die Prototypen auf Herz und Nieren geprüft. Sollten unvorhergesehene Probleme auftreten, könnte eine Abrechnung nach Aufwand die Möglichkeit bieten, notwendige Anpassungen am Projekt schnell und unkompliziert umzusetzen, während beim Fixpreismodell oft vertragliche Änderungen notwendig sind um das Projekt weiterzuführen.
  
  
• Serienfertigung und Markteinführung:
  Wenn das Projekt in die Produktion geht, sind die Kosten bei einem Fixpreismodell bereits festgelegt, was für Planbarkeit sorgt. Bei einer Abrechnung nach Aufwand könnten in dieser Phase zusätzliche Kosten aufkommen und die Wirtschaftlichkeit des Projektes gefährden.

Welches Modell passt zu welchem Projekt?

• Komplexe Hardwareentwicklungen:
  Wenn das Projekt eine hohe Komplexität und viele Unbekannte mit sich bringt, lohnt sich eine Abrechnung nach Aufwand. Hier können die Anforderungen flexibel angepasst werden, ohne dass hohe Zusatzkosten entstehen.
  
  
• Standardisierte Projekte:
  Für Projekte mit klar definierten Anforderungen und einem geringen Risiko für unerwartete Änderungen bietet sich das Fixpreismodell an. Unternehmen haben hier eine klare Kostenkontrolle und wissen von Anfang an, was auf sie zukommt.
  
  
• Startups vs. etablierte Unternehmen:
  Startups bevorzugen oft die Abrechnung nach Aufwand, da sie während des Projekts häufig Anpassungen und Iterationen vornehmen müssen. Etablierte Unternehmen mit klaren Prozessen und Vorgaben, sowie komplexen internen Freigabeprozeduren setzen eher auf das Fixpreismodell.
  

Unsere Erfahrung

Letztlich wird durch eine externe Vergabe von Entwicklungsleistungen häufig das Ziel verfolgt das technische Risiko der Produktentwicklung zu dem externen Entwicklungspartner zu verlagern. Dieser kann mit seiner Expertise unterstützen und meist Risiken besser einschätzen und managen, als der Auftraggeber.

Bei einer Abrechnung nach Aufwand wird jedoch das technische Risiko gerade nicht oder nicht vollständig verlagert, sondern verbleibt beim Auftraggeber. So kann, je nach Projektverlauf, auf Auftraggeberseite der Eindruck entstehen, er sei nicht nur weiter für das Marktrisiko des zu entwickelnden Produktes verantwortlich, sondern trage zusätzlich trotz externer Vergabe weiter das Risiko für Fehler in der Entwicklung.

In unserer langjährigen Arbeit hat sich gezeigt, dass Kunden, bei großen Projekten oder Projekten mit erheblichen technischen Risiken in der Machbarkeit, bevorzugt phasenweise beauftragen. Dadurch kann der Nachteil des Fixpreises, das Einpreisen von Risiken, klein gehalten werden. Auf diese Weise wird das Projekt nicht unnötig aufgebläht und kann agil optimiert werden.

Daher ist die Teleconnect-Empfehlung das Fixpreismodell so häufig anzuwenden, wie es geht. Dabei haben beide Parteien gleiches Interesse an einer zügigen und sorgfältigen Bearbeitung des Projektes.